Viele Handwerksbetriebe beklagen den täglichen Bürokratie-Aufwand. Ein Betrieb verkündete deswegen sogar kürzlich seine Schließung – trotz einer knapp 100-jährigen Firmengeschichte. Ein Unternehmensberater gibt Tipps, wie sich Handwerksbetriebe wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufträge schaffen.
Die Straßenbaufirma Richard Hoff und Söhne aus Husum in Schleswig-Holstein sorgte kürzlich für Schlagzeilen: Inhaber Michael Hoff gab aufgrund der kontinuierlich steigenden bürokratischen Vorgaben die Schließung des traditionsreichen Familienbetriebs bekannt. Einige Beispiele für Schwierigkeiten, mit denen er zu kämpfen hatte, veröffentlichte Hoff auf seiner Homepage.
In der Handwerksbranche fand das Vorgehen des Unternehmers viel Anklang. Die meisten Betriebe beschweren sich über den täglichen bürokratischen Aufwand, der teilweise mehr Zeit in Anspruch nimmt als die eigentlichen Aufträge. Die Vorschriften sorgen für Frust bei den Handwerkern und führen manchmal sogar zu existenziellen Problemen. Mit einigen Maßnahmen kann der Aufwand laut Johannes Gronover jedoch um ein Vielfaches reduziert werden:
Delegieren: Spezialisten für Aufgaben beauftragen
In einem Handwerksbetrieb sind zahlreiche bürokratische Vorgaben zu beachten. Manche davon sind besonders umfangreich oder setzen Detailwissen voraus. Diese Vorschriften bedürfen einer intensiven Auseinandersetzung oder damit betrautes Fachpersonal. Der Datenschutz oder die Arbeitssicherheit können z.B. gut an Spezialisten ausgelagert werden. Wer in diesen Bereichen auf Datenschutz- und Arbeitssicherheitsbeauftragte setzt, kann den Bürokratie-Aufwand für seinen Handwerksbetrieb deutlich reduzieren. Die wiedergewonnenen Kapazitäten können Inhaber und Mitarbeitende dann stärker für ihre Kernkompetenzen nutzen.
Spezialisieren: Leistungen und Angebote auf ein Fachgebiet konzentrieren
Eine weitere Ursache für den hohen bürokratischen Aufwand in Handwerksbetrieben ist das umfangreiche Leistungsspektrum, das viele Unternehmen anbieten. Dies dient einerseits der Kundengewinnung und -bindung, weil mehrere Aufgaben vom gleichen Handwerksbetrieb übernommen werden können. Andererseits müssen in einem solchen Fall aber auch deutlich mehr Vorgaben berücksichtigt werden. Je mehr Arbeitsfelder ein Handwerksbetrieb bedient, desto mehr Bürokratie muss er in jedem einzelnen davon bewältigen. Für Betriebe kann es daher sinnvoll sein, ihr Angebot anzupassen und sich auf weniger Leistungen zu spezialisieren.
Kooperieren: Austausch mit Gleichgesinnten über Best-Practice-Lösungen suchen
Wer den bürokratischen Aufwand als übermäßig belastend empfindet, sollte nicht zuletzt den Kontakt zu Gleichgesinnten suchen. Vorschriften der Arbeitssicherheit oder des Datenschutzes betreffen alle Handwerksbetriebe gleichermaßen, und die Chancen stehen gut, dass ein Unternehmen bereits eine zeitsparende, effiziente Strategie im Umgang mit den Regularien gefunden hat. Kooperationen unter den Betrieben können daher maßgeblich zu einer Verbesserung der Situation beitragen.
Bürokratie gehört zur Führung jedes Unternehmens dazu, ob im Handwerk oder in einer anderen Branche. Wer sich damit nicht auseinandersetzen möchte, ist laut Gronover für die Führung einer Firma womöglich tatsächlich nicht geeignet. Wenn es allerdings um die Effizienzsteigerung im Umgang mit Vorschriften gehe, könne mit den vorgestellten Maßnahmen einiges erreicht werden. So bleibe wieder mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben.