Schluss mit offenen Rechnungen So kommen Betriebe an ihr Geld

Wenn Kunden ihre Rechnungen spät oder gar nicht bezahlen, kann das die Liquidität und im schlimmsten Fall die Existenz eines Unternehmens gefährden. Ein Versicherungsexperte sagt, worauf Handwerksbetriebe achten sollten und wie sie bei Zahlungsverzug vorgehen.

Rechnungen und Mahnungen - © stock.adobe.com, Doc Rabe Media

Die meisten Handwerksbetriebe können sich aktuell über volle Auftragsbücher freuen. Doch es kommt vor, dass Kunden ihre Rechnungen zu spät oder überhaupt nicht bezahlen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch die Liquidität und im schlimmsten Fall sogar die Existenz des Unternehmens gefährden.

In der Regel gehen Handwerksbetriebe mit ihrer Arbeit in Vorleistung. Damit Zahlungen fristgerecht eingehen, empfiehlt Peter Meier, Mitglied des Vorstands der Nürnberger Versicherung, den Unternehmen, die Rechnung so schnell wie möglich nach Abschluss des Auftrags zu stellen. Darüber hinaus sollte das konkrete Zahlungsziel klar formuliert sein, also z.B. zahlbar bis spätestens 23. Juli. Üblich sind dem Experten zufolge Fristen von zehn bis 14 Tagen. Vage Formulierungen wie zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang sollten Betriebe vermeiden.

Telefonisch an Rechnung erinnern

Bleibt die gestellte Rechnung über das konkrete Zahlungsziel hinaus unbezahlt, sollten Handwerksbetriebe zunächst versuchen, telefonisch Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen, um ihn an die Rechnung zu erinnern.

„Dass Rechnungen einfach vergessen werden, kann passieren und das Problem ist mit einem Anruf schnell gelöst“, so Meier. Allerdings kommt es auch immer wieder vor, dass Kunden Zahlungsaufforderungen nicht nachkommen, weil sie mit dem angegebenen Betrag oder der Qualität der Arbeit nicht einverstanden sind. „In solchen Fällen kann es helfen, dem Auftraggeber die Kalkulation zu erklären oder Mängel nach Absprache zu beseitigen“, rät der Experte. Sind finanzielle Schwierigkeiten der Grund, können Betriebe beispielsweise eine Ratenzahlung anbieten.

Müssen Handwerker auch weiterhin auf ihr Geld warten, sollten sie eine Mahnung schreiben. Meier empfiehlt, diese spätestens 35 Tage nach Rechnungsstellung mit konkretem Datum für die Zahlungsfrist – zwischen sieben und 14 Tagen – zu verschicken. Die Mahnung sollte zudem Datum, Nummer und Betrag der Rechnung enthalten.

Damit Handwerksbetriebe eine Verzinsung berechnen können, wenn ihre Forderungen weiter offen bleiben, ist es dem Versicherungsexperten zufolge wichtig, den Kunden bereits in der ersten Mahnung in Verzug zu setzen. Ob sie auch eine zweite oder dritte Mahnung verschicken, können Betriebe individuell entscheiden. Jedoch zeige die Erfahrung: Je älter eine Forderung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Schuldner diese noch ausgleicht.“ In jedem Fall gelte: Sachlich bleiben und keine Drohungen aussprechen. „Bleibt die Rechnung spätestens nach der dritten Mahnung weiter offen, sollten Betriebe allerdings ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder einen Anwalt aufsuchen“, so Meier weiter.

Gerichtsverfahren enden häufig mit Vergleich

Ein Mahnbescheid ist laut dem Versicherungsfachmann eine einfache, aber effektive Maßnahme: Landet dieses gerichtliche Schreiben im Briefkasten der Kunden, zahlen sie in 60 bis 80 Prozent der Fälle ihre Rechnung. Den Antrag können Betriebe über online-mahnantrag.de stellen oder spezielle Dienstleister wie Jurcash nutzen. „Legt der Kunde keinen Widerspruch ein, erhalten Betriebe automatisch einen Vollstreckungsbescheid“, erklärt er. „Sollte der Kunde dem Mahnbescheid widersprechen, kommt es zum Gerichtsverfahren. Ist ein Mahnbescheid aussichtslos, können Betriebe auch direkt klagen.“ Erfahrungsgemäß enden diese Gerichtsverfahren häufig mit einem Vergleich. Der Betrieb bleibe dann meist auf den Kosten für Rechtsanwalt und Gerichtsgebühren sitzen. Eine Versicherung wie die gewerbliche Rechtsschutzversicherung für Selbstständige komme hingegen für diese Kosten auf. Darüber hinaus biete diese Police zusammen mit Jurcall eine kostenfreie telefonische Rechtsberatung durch unabhängige Anwälte. Eine weitere Leistung der Nürnberger Versicherung: Alle Gewerbekunden können die Dienstleistung Jurcash in Anspruch nehmen. „Sie unterstützt Betriebe bereits nach der ersten erfolgslosen Mahnung bis hin zur Vollstreckung mit einem gezielten Forderungsmanagement. So haben sie keinen Aufwand und erhöhen gleichzeitig ihre Chance auf Erfolg bei der Forderungsbeitreibung“, ergänzt Meier.

Verjährungsfrist endet nach drei Jahren

Damit es gar nicht erst zum Rechtsstreit kommt, sollten Handwerksbetriebe ihre offenen Rechnungen immer im Blick behalten. Dazu kann es sinnvoll sein, diese an einem bestimmten Ort zu sammeln. Außerdem empfiehlt der Experte, bei größeren Aufträgen von neuen Kunden ggf. vorab eine Bonitätsauskunft einzuholen. Auch hier könne eine Versicherung unterstützen: Die Versicherung biete Gewerbetreibenden zusammen mit Jurcash innerhalb von Sekunden den Zugang zu Bonitätsergebnissen über eine App oder ein Online-Portal. Eine Vereinbarung von Abschlagszahlungen könne hier ebenfalls Sicherheit bieten. „Angebote sollten zudem konkrete Stundensätze enthalten und immer vom Kunden unterschrieben werden“, bekräftigt er. Übrigens: Für Gewerbetreibende gilt laut Meier eine sogenannte Verjährungsfrist. Sie müssen ihre Forderungen innerhalb von drei Jahren gerichtlich geltend machen, sonst verlieren sie ihren Anspruch auf Zahlung.