Der Jahreswechsel ist für viele Unternehmen ein willkommener Zeitpunkt, um interne Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Auch Handwerksbetriebe haben aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels und den steigenden Kosten Optimierungspotenzial. Ein Experte sagt, welche Prozesse sie jetzt verbessern sollten.
Langfristig geht es nicht nur darum, Abläufe effizienter zu gestalten – suboptimale Prozesse können im schlimmsten Fall sogar die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gefährden. "Betriebe sollten die Aufbruchsstimmung zum Jahreswechsel nutzen, um gezielt Veränderungen anzustoßen wie etwa die Einführung einer digitalen Zeiterfassung oder Maßnahmen für eine klarere Kommunikation", sagt Max Winkler, Geschäftsführer der W&S Epic GmbH.
Digitalisierung der Arbeitsabläufe
Mit digitalen Tools können laut Winkler viele Abläufe effizienter organisiert werden. "Zeiterfassungstools wie Clockodo oder Timemaster verwalten z.B. die Arbeitszeiten der Mitarbeiter automatisch und präzise; Programme zum Projektmanagement wie Meistertask oder Trello unterstützen den strukturierten Einsatz von Ressourcen und ERP-Systeme reduzieren den organisatorischen Aufwand im Lager, bei der Auftragserteilung und in der Buchhaltung", so der Experte. Sein Rat: "Bevor in digitale Tools investiert wird, sollten Handwerksbetriebe allerdings ihre individuelle Situation analysieren, um besonders zeitaufwendige Prozesse zu identifizieren."
Aufbau einer Kommunikationsstruktur
Eine weitere häufige Ursache für Ineffizienz im Handwerk sind seinen Angaben zufolge unklare Kommunikationsstrukturen. Abhilfe schaffen alle Maßnahmen, die den regelmäßigen und unkomplizierten Austausch unter den Mitarbeitern fördern. Das könnten wöchentliche Meetings, die Nutzung transparenter Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams oder WhatsApp Business sowie Projektupdates in Echtzeit, wie sie durch digitale Whiteboards ermöglicht werden, sein.
Optimierung der Planung
Die Effizienz in einem Handwerksbetrieb werde maßgeblich durch die Sorgfalt der vorherigen Planung mitbestimmt. Deshalb sollten Unternehmen auf moderne Softwarelösungen setzen, um den Ressourceneinsatz gezielter steuern zu können. "Softwares wie Tooltime oder Baumaster melden z.B. rechtzeitig, wenn Material zur Neige geht und nachbestellt werden muss", ergänzt er. "Digitale Arbeitszeitplaner unterstützen hingegen dabei, die Arbeitspläne optimal auf die Bedürfnisse der Handwerker und der Kunden abzustimmen." Einkalkulierte Pufferzeiten garantierten die Handlungsfähigkeit auch dann, wenn es zu Lieferschwierigkeiten oder anderen Verzögerungen komme.
Stärkung der Mitarbeitereinbindung
Auch die Mitarbeiter sollten dem Fachmann zufolge in den Optimierungsprozess eingebunden werden. "Sie kennen die Verbesserungspotenziale im Betrieb oft am besten und sollten daher regelmäßig zu Feedback ermuntert werden", betont Winkler. Auch Team-Workshops seien hierfür gut geeignet. Eine Stärkung der Eigenverantwortung erhöhe dabei nicht nur die Motivation der Handwerker, sondern auch deren Identifikation mit den Unternehmenszielen.
Etablierung eines Schulungs- und Fortbildungsangebots
Das Handwerk sei regelmäßig mit neuen Herausforderungen konfrontiert, die u.a. durch neue Technologien entstehen. Um am Puls der Zeit und langfristig auch wettbewerbsfähig zu bleiben, müssten Handwerksbetriebe dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter mit neuen Techniken und Technologien vertraut gemacht werden. Soft-Skills-Schulungen hingegen legten den Grundstein für eine kundenorientierte Ausrichtung der Mitarbeiter. Winklers Tipp: "Betriebe sollten dabei regelmäßig die Fördermöglichkeiten in ihrem Bundesland prüfen, da es für Weiterbildungsmaßnahmen oft großzügige staatliche Unterstützung gibt."
Über die W&S Epic GmbH
Die W&S Epic GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Handwerk, Handel, Industrie und Dienstleistung dabei, zum Marktführer in ihrem Bereich zu werden. Dazu hat Geschäftsführer Max Winkler mit seinem Team ein ganzheitliches System für die digitale Neukunden- und Mitarbeitergewinnung entwickelt. Sein Konzept reicht von einer durchdachten Mediastrategie über die Konzeption und Produktion von digitalen Werbemitteln bis hin zur Ausspielung von Werbekampagnen auf Google und in Social Media. Seine Kunden können auf diesem Weg die Reichweite erhöhen, ihre Marke stärken und konstant neue Kunden oder Mitarbeiter gewinnen.