Das Kalenderjahr geht mit großen Schritten auf sein Ende zu: In gut einem Monat knallen bereits Sektkorken und Silvesterfeuerwerk. Zwei Fachanwälte für Arbeitsrecht sagen, worauf Arbeitgeber beim Thema Urlaub jetzt achten sollten – auch, um finanzielle Risiken zu vermeiden.
Grundsätzlich ist es so, dass Unternehmen für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr nicht und damit über den Jahreswechsel mitnimmt, finanzielle Rückstellungen bilden muss. "Denn wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss – im Fall der Fälle auch noch bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden. In solchen Fällen zahlt sich ein entsprechendes finanzielles Polster für den Arbeitgeber am Ende im wahrsten Sinne des Wortes aus", erläutern Joachim Zobel und Aribert Panzer, Fachanwälte für Arbeitsrecht am Nürnberger Standort der Kanzlei Schultze & Braun. "Allerdings können die Urlaubs-Rückstellungen die Firmenbilanz über einen langen Zeitraum negativ beeinflussen. Denn wenn sie aufgelöst werden – etwa, weil der gesamte Urlaub doch noch genommen wurde – erhöhen sie den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens."
Eine enorme Herausforderung – Verfall und Verjährung von Urlaub
Aber nicht nur finanziell, sondern auch operativ gesehen sind die Themen Urlaub und vor allem die sogenannte Verjährung von Urlaubsansprüchen für Arbeitgeber inzwischen zu einer enormen Herausforderung geworden. Denn Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Arbeitnehmenden ihren Urlaub wirklich wahrnehmen. Was das bedeutet, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) so definiert: Ein Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmenden formal und rechtzeitig darauf hinweisen, dass sie noch Urlaubstage übrig haben und diese verfallen können. "Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmenden an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall und die Verjährung erinnert hat", sagen Zobel und Panzer. "Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres bzw. zum 31. März des Folgejahres oder verjährt nach drei Jahren."
Wichtig ist: Nach zwei Entscheidungen des BAG von Ende 2022 und Anfang 2023 müssen Arbeitgeber zusätzlich noch darauf achten, dass sie ihre Arbeitnehmenden auf die Verjährung ihrer Urlaubsansprüche nach drei Jahren aufmerksam machen.
Was bedeutet formal und rechtzeitig hinweisen?
"Die Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmenden, die sogenannte Hinweisobliegenheit, ist leider aber konkret unkonkret ausgestaltet", ordnen sie ein. "Es ist schlichtweg unklar, was formal und rechtzeitig hinweisen ganz konkret heißt." Das führt dazu, dass die Antwort auf die Frage 'Wann erinnere ich meine Arbeitnehmer an ihren Urlaub?' nicht ohne Weiteres zu beantworten ist. Erinnert der Arbeitgeber zum Beispiel zu früh im Jahr – etwa bereits im Frühjahr – fehlt dem Hinweis die Wirkungskraft. Je näher wiederum wie derzeit das Jahresende rückt, desto wirksamer würden Erinnerungen oder gut gemeinte Warnungen vor einem Urlaubsverfall. Allerdings kommt es dann mitunter vor, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht mehr im laufenden Geschäfts- und Kalenderjahr nehmen kann. "Es ist daher für Arbeitgeber ratsam, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate", raten Zobel und Panzer. "Der Vorteil bei solch einem regelmäßigen Turnus ist, dass alle informiert bleiben und das Thema und die Nerven der Beteiligten auch nicht überstrapaziert werden."
Wichtig ist, dass ein Arbeitgeber bei diesen Hinweisen aber z.B. auch langzeitkranke Arbeitnehmende informiert – etwa für das Kalenderjahr, in dessen Lauf die Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist. "Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber die Information ihrer Arbeitnehmenden grundsätzlich schriftlich dokumentieren und sich von den Arbeitnehmenden innerhalb einer angemessenen Frist bestätigen lassen, dass sie die Information erhalten und verstanden haben", sagen die beiden Experten.
Urlaubswünsche abfragen und mit betrieblichen Notwendigkeiten abstimmen
Das gemeinsame Ziel von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden sollte es sein, die Urlaubswünsche abzufragen, um diese bei der Festlegung des Urlaubs mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. "Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe", fassen Zobel und Panzer zusammen.