Eine ungenaue Buchführung kann teuer werden: Unternehmen müssen hier mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro rechnen. Ein Steuerberater gibt Tipps, wie sich mögliche Mängel bei der Kassenprüfung vermeiden lassen.
"Das Finanzamt kann jederzeit unangekündigt vor Ort prüfen", sagt Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner. "Die Bestände müssen daher immer aktuell und identisch mit dem Kassenbuch sein." Mögliche Mängel, die dem Prüfer auffallen können, sind laut dem Experten:
- unvollständig archivierte Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren entsprechen,
- Versäumnisse bei der Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. es wurde nicht jeder Verkauf einzeln abgespeichert,
- nicht übereinstimmende Endsummen von Z-Bon und Registrierkasse,
- unnummerierte Kassenbons,
- nicht sichtbare Stornobuchungen,
- nachweisbare Manipulationen,
- Einnahmen im Trainingsmodus, die nicht in die Kasse übertragen wurden.
Außenprüfung bei Ungereimtheiten möglich
"Eine ungenaue Buchführung kann dabei teuer werden: Unternehmen müssen hier mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro rechnen. Wenn der Prüfer in den Kassendaten Ungereimtheiten entdeckt, kann er zudem eine sogenannte Außenprüfung anordnen. Das bedeutet, dass nicht nur die vorbereiteten Kassenaufzeichnungen, sondern alle steuerrelevanten Unterlagen des Unternehmens ganz genau durch das Finanzamt geprüft werden", erklärt Franz.
Gut vorbereitet mit finanzamtskonformer Kasse
Die Vorbereitung auf eine Kassenprüfung sei mit einem gesetzeskonformen, elektronischen Kassensystem kein Problem. Bei einer nachweislich installierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gehe der Prüfer davon aus, dass aufgrund der technischen Gegebenheiten alle Aufzeichnungen richtig seien. "Wenn Sie alle nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen und alle relevanten Fragen beantworten können, sind Sie bei jeder Kassenprüfung auf der sicheren Seite", versichert der Steuerberater. Mit der Einführung einer TSE und der Belegausgabepflicht verkürze sich die Kassenprüfung auf wenige Minuten oder im Idealfall sogar Sekunden.
Die Kassenprüfung bzw. -nachschau ist laut Franz eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben durch die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde nach § 146b Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO). Sie erfolge ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Dazu dürfen die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten werden, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Der Kassennachschau unterliege auch die Prüfung der elektronischen oder computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne der Kassensicherungsverordnung nach § 146b Abs. 1 Satz 2 und § 146a Abgabenordnung (AO). "Bei der Kassennachschau handelt es sich um ein Kontrollinstrument eigener Art", fasst der Experte zusammen. "Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte u.a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kassenaufzeichnungen."