Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, erklärt, welche Unterlagen für die Kassenprüfung vorhanden sein müssen.
Alle benötigten Unterlagen für die Kassenprüfung sollte der Unternehmer nach Aussage von Roland Franz ausdrucken, in einem gesonderten Ordner oder digital (USB-Stick) abgelegt und dem Prüfer aushändigen. Folgende Unterlagen sind wichtig:
- Kaufbeleg der Registrierkasse,
- Anmeldung der elektronischen Registrierkasse beim Finanzamt,
- Bedienungsanleitung bzw. Benutzerhandbuch,
- Programmbeschreibung und Programmrichtlinien,
- Programmieranleitung,
- Datenerfassungsprotokolle über Programmänderungen (Protokolle zu Einrichtung, Freigabe, Fehlern und Änderungen),
- Verfahrensdokumentation und
- bei mehreren Registrierkassen: Eindeutige Identifizierung und Zuordnung.
Dokumentation für Kassenprüfung wichtig
„Dokumentieren Sie hier auch die Kontaktdaten der befugten Auskunftspersonen in Ihrem Betrieb, bei Ihrem Steuerberater sowie bei Ihrem Kassenaufsteller“, erklärt Franz weiter. Sein Tipp: „Wenn Sie die Unterlagen in einem Ordner zusammenstellen, dann legen Sie auch ein aussagekräftiges Deckblatt mit Inhaltsverzeichnis an und sorgen mit Hilfe von Registerkarten für eine Übersicht auf den ersten Blick. Wenn Sie die Unterlagen auf einem USB-Stick sammeln, achten Sie auf eindeutige Dateinamen, damit der Prüfer alles schnell findet.“
Logistische Vorbereitung
Neben den Dokumenten seien auch logistische Vorbereitungen zu treffen. Diese umfassen laut Franz folgende Fragestellungen:
- Wer kümmert sich um den Prüfer, wenn der/die Unternehmer/Unternehmerin nicht vor Ort ist?
- Wo befinden sich die relevanten Unterlagen?
- In welchem Raum kann die Betriebsprüfung stattfinden?
- Wo hat der Prüfer Platz zum Arbeiten und stört den Tagesablauf nicht?
- Worüber müssen die Mitarbeiter keine Auskunft geben?
- Was darf der Prüfer nicht verlangen?
- Wissen die Mitarbeiter, wie man einen Datenexport mit Begrenzung auf einen bestimmten Zeitraum erstellt?
- Ist die Kassensoftware auf dem neuesten Stand oder gibt es unerledigte Updates?
Wichtig sei, dass die Auskunftsperson, im Falle der Abwesenheit des Unternehmers beziehungsweise der Unternehmerin Zugang zu den wichtigen Dokumenten habe und sich mit der Registrierkasse auskenne. Außerdem sollten sich die relevanten Unterlagen immer griffbereit in der Nähe befinden.